Arka Atletic SRL
Politica de confidențialitatePrivacy Policy
Ultima actualizare / Last updated ·
Politica de confidențialitate — Română
1. Operatorul și domeniul politicii
Arka Atletic SRL, Cluj-Napoca, România, J12/792/2015, CUI 34246655, este operatorul datelor prelucrate pentru serviciile ARKA. Pentru întrebări sau exercitarea drepturilor: arkafit@react-ui-kit.com, telefon 0752 221 224. Adresa sălii: Str. Tudor Vladimirescu 15–17, Cluj-Napoca 400225. Sediul social: Aleea Negoiu nr. 7, bl. F7, sc. 1, et. 2, ap. 6, Cluj-Napoca, județul Cluj, România. Solicitările privind protecția datelor sunt gestionate de administratorul ARKA la adresa de e-mail de mai sus.
Politica privește arkafit.com, app.arkafit.com, aplicația ArkaFit și administrarea relației cu membrii, inclusiv la recepție. Ea explică prelucrarea datelor, nu reprezintă o solicitare generală de consimțământ.
2. Datele și sursele lor
- Identificare și contact: nume, e-mail, telefon, date de cont, data nașterii și alte informații de profil completate pentru serviciul solicitat.
- Abonamente și activitate: planul ales, rezervări, prezențe, liste de așteptare, credite, suspendări, acorduri și semnături furnizate, mesaje și cereri de asistență.
- Facturare și plăți: adresă de facturare, date de companie dacă solicitați factură pe firmă, facturi, sume, stări de plată, identificatori de tranzacție și de client ai procesatorului. Plata din aplicație este procesată prin Stripe. ARKA primește starea plății, suma și identificatorii tranzacției; formularul de card este gestionat de Stripe. Factureaza.ro primește datele necesare emiterii facturii.
- Antrenament: obiective, rezultate și, dacă sunt furnizate, greutate, înălțime, indicatori corporali ori informații despre limitări și incidente. Datele care dezvăluie sănătatea beneficiază de protecția specială explicată mai jos.
- Date tehnice: adresa IP, informații despre dispozitiv și browser, sesiuni și jurnale de acces sau erori, în măsura în care sunt colectate de serviciile utilizate.
Datele provin de la dumneavoastră, din utilizarea serviciilor, de la personalul autorizat care înregistrează activitatea și de la furnizorii de plăți sau rezervări. Dacă se migrează un cont dintr-o platformă anterioară, vă informăm despre sursă și categoriile importate conform art. 14 GDPR. Din Glofox se importă numai datele necesare continuității serviciului: identitatea și contactul membrului, abonamentul, creditele și rezervările relevante.
3. Scopuri și temeiuri
- Crearea contului, administrarea abonamentului, rezervările, plățile și asistența legată de servicii: executarea contractului sau demersuri la cererea dumneavoastră înainte de contract, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
- Facturare, evidențe fiscale și răspunsuri impuse de lege: obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c).
- Securitate, prevenirea abuzurilor, gestionarea reclamațiilor și apărarea drepturilor: interesul legitim de a proteja serviciile, membrii și drepturile ARKA, art. 6 alin. (1) lit. f), după evaluarea necesității și a impactului asupra dumneavoastră.
- Newsletter, promovare, fotografii sau materiale video identificabile: consimțământ separat, art. 6 alin. (1) lit. a), atunci când acesta este temeiul necesar. Crearea unui cont nu vă înscrie automat la marketing. Retragerea se face prin dezabonare sau la adresa de contact.
Furnizarea datelor strict necesare contractului ori facturării este necesară pentru serviciul respectiv; fără acestea este posibil să nu putem crea contul, confirma rezervarea sau emite factura. Câmpurile opționale și consimțămintele separate nu trebuie prezentate drept condiții generale de acces.
4. Date privind sănătatea și minori
Pentru datele care dezvăluie sănătatea este necesar atât un temei din art. 6, cât și o condiție din art. 9 GDPR. Pentru informații opționale folosite la personalizarea antrenamentului, baza este consimțământul explicit, separat și documentat, potrivit art. 9 alin. (2) lit. a). Acceptarea termenilor nu îl înlocuiește. Pentru incidente sau apărarea unor pretenții juridice se poate aplica altă condiție legală, numai dacă cerințele ei sunt îndeplinite. Greutatea și înălțimea sunt opționale și nu condiționează rezervările. Consimțământul poate fi retras. Nu solicităm diagnostice sau documente medicale prin aplicație; pentru suspendarea medicală înregistrăm doar informația minimă necesară. Accesul este limitat la personalul care are nevoie de aceste informații.
Conturile create direct în aplicație sunt destinate persoanelor de minimum 18 ani. Membrii minori sunt înscriși de personalul ARKA, după verificarea acordului părintelui sau reprezentantului legal. Regula de participare nu trebuie confundată cu vârsta prevăzută de art. 8 GDPR pentru anumite servicii online bazate pe consimțământ.
5. Cine poate primi datele
Accesul este limitat la personalul autorizat și furnizorii necesari pentru găzduire, mentenanță, plăți, facturare, asistență și diagnosticarea erorilor. Furnizorii pot avea roluri de persoane împuternicite sau operatori independenți, în funcție de serviciu și de obligațiile proprii. Datele pot fi comunicate contabililor, consilierilor și autorităților când este necesar legal. Nu vindem și nu închiriem date personale.
Furnizorii utilizați pentru ArkaFit sunt:
- Acvile Tech SRL — Cloudify.ro: găzduirea aplicației și a bazei de date. Furnizorul declară găzduirea pe servere din România și, pentru serviciul său opțional de backup, stocare în Uniunea Europeană.
- Stripe: procesarea plăților și administrarea plăților recurente; primește datele necesare identificării clientului, tranzacțiilor și instrumentului de plată.
- CUBUS ARTS S.R.L. — Factureaza.ro: emiterea și administrarea facturilor; primește datele de identificare și facturare și detaliile serviciilor facturate.
- Expo: distribuirea actualizărilor și măsurarea performanței prin Expo Observe, inclusiv timpi de pornire și de încărcare, modelul dispozitivului, sistemul de operare, versiunea aplicației și identificatorii tehnici ai actualizărilor. Serviciile primesc și informațiile tehnice necesare conexiunii.
Glofox nu va mai fi utilizat pentru rezervări și plăți noi după trecerea la ArkaFit. Încetarea utilizării nu echivalează cu confirmarea ștergerii evidențelor istorice: orice export, migrare sau păstrare a datelor anterioare se tratează distinct, cu informarea persoanelor vizate și respectarea obligațiilor legale.
6. Transferuri internaționale
Dacă un furnizor prelucrează sau accesează date din afara Spațiului Economic European, transferul trebuie să respecte capitolul V GDPR, de exemplu printr-o decizie de adecvare aplicabilă sau clauze contractuale standard și măsuri suplimentare, după caz. Puteți cere informații și o copie a garanțiilor la arkafit@react-ui-kit.com, cu protejarea informațiilor confidențiale. Găzduirea Cloudify.ro este în România, însă aceasta nu înseamnă că toate prelucrările furnizorilor de plăți, monitorizare și distribuire se desfășoară exclusiv în UE.
7. Cât timp păstrăm datele
- Contul și istoricul rezervărilor: pe durata utilizării și maximum 24 de luni de inactivitate, calculate de la ultima utilizare a contului sau a serviciilor ARKA. Trimitem o notificare cu 30 de zile înainte de ștergere.
- Greutate, înălțime și alte informații corporale opționale: până când membrul le șterge sau solicită ștergerea contului.
- Documente semnate: pe durata relației contractuale și 3 ani după încetare; în cazul unui litigiu în desfășurare, documentele relevante se păstrează cât este necesar soluționării acestuia.
- Facturi și documente fiscale: pe perioada cerută de legislația aplicabilă, stabilită împreună cu contabilitatea.
- Jurnale tehnice: 30 de zile. Copii de siguranță: maximum 90 de zile de la creare; datele șterse sunt eliminate din aceste copii prin rotație.
Solicitarea „Șterge contul” din Setări înregistrează cererea și o transmite administratorilor pentru procesare. Nu produce ștergerea imediată a contului, a facturilor sau a copiilor de siguranță și nu anulează automat o plată recurentă. Puteți solicita ștergerea și prin e-mail la arkafit@react-ui-kit.com.
Administratorul desemnat de ARKA procesează cererea, cu o țintă operațională de 15 zile calendaristice. Înainte de închiderea contului, verifică abonamentele recurente și oprește încasările viitoare. Sunt păstrate separat numai evidențele necesare obligațiilor fiscale sau litigiilor. Membrul primește confirmarea și explicația datelor păstrate. Termenele și drepturile legale descrise mai jos rămân aplicabile.
8. Cookie-uri, comunicări și conținut extern
Cookie-urile sau stocarea locală strict necesare autentificării, securității și funcțiilor solicitate pot fi utilizate fără consimțământ, în condițiile legii. Tehnologiile opționale de analiză ori publicitate trebuie activate numai după alegerea valabilă a utilizatorului, unde este necesar. Refuzul sau retragerea trebuie să fie la fel de accesibile ca acceptarea. Mesajele despre rezervări, plăți și securitate se disting de marketing.
Aplicația mobilă păstrează tokenul de autentificare și preferințele, inclusiv limba și opțiunea pentru remindere, folosind stocarea securizată a dispozitivului. Deconectarea elimină tokenul salvat și anulează reminderele WOD programate de aplicație. Reminderele WOD sunt notificări locale, programate pe telefon cu permisiunea dumneavoastră; le puteți dezactiva din Setări sau din setările sistemului de operare.
Interfața web folosește sesiuni și protecție împotriva falsificării cererilor. Expo Observe transmite metrici tehnice de performanță; aceasta este distinctă de un sistem de publicitate.
Nu activăm publicitate comportamentală sau tehnologii opționale de urmărire fără mecanismul necesar de consimțământ. Mesajele promoționale și de revenire se trimit numai membrilor care au optat separat pentru marketing, cu dezabonare simplă. Campaniile promoționale automate sunt dezactivate.
9. Profilare și decizii automate
Rezervările sunt verificate automat în funcție de eligibilitatea abonamentului, creditele disponibile, starea contului, capacitatea clasei și regulile de rezervare. Creditele epuizate pot împiedica o rezervare nouă; pentru un abonament cu reînnoire automată, epuizarea creditelor nu anulează singură reînnoirea. Sistemul administrativ include segmentare după participare și vechimea contului, pentru identificarea membrilor noi, activi, inactivi sau cu risc de neparticipare și pregătirea unor acțiuni de revenire. Puteți cere explicarea unei restricții, corectarea datelor și analizarea situației de către o persoană la arkafit@react-ui-kit.com.
10. Drepturile dumneavoastră
În condițiile GDPR, aveți dreptul la acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție. Vă puteți opune oricând marketingului direct, inclusiv profilării aferente. Pentru interes legitim, vă puteți opune din motive legate de situația proprie. Puteți retrage consimțământul fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. Se aplică și garanțiile privind deciziile exclusiv automate atunci când sunt îndeplinite condițiile art. 22.
Trimiteți cererea la arkafit@react-ui-kit.com. Putem solicita doar verificările de identitate necesare. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună; prelungirea legală cu până la două luni pentru cereri complexe sau numeroase se comunică în prima lună, cu motive. Cererile sunt în principiu gratuite, cu excepțiile prevăzute de GDPR.
Puteți depune o plângere la ANSPDCP sau la autoritatea competentă din statul reședinței obișnuite, al locului de muncă ori al presupusei încălcări și vă puteți adresa instanțelor. Nu trebuie să ne contactați mai întâi pentru a exercita aceste drepturi.
11. Securitate și actualizări
ARKA trebuie să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, inclusiv controlul accesului și protecția transmisiei și stocării. Nicio metodă nu garantează securitate absolută, dar acest fapt nu înlătură obligațiile legale ale operatorului. Orice schimbare relevantă a scopurilor sau practicilor va fi comunicată prin actualizarea politicii și, când este necesar, prin informare directă ori solicitarea unui nou consimțământ.
Privacy Policy — English
1. Controller and scope
Arka Atletic SRL, Cluj-Napoca, Romania, Trade Register no. J12/792/2015, tax identification number 34246655, is the controller for ARKA services. Questions and rights requests: arkafit@react-ui-kit.com, +40 752 221 224. Gym address: Str. Tudor Vladimirescu 15–17, Cluj-Napoca 400225. Registered office: 7 Aleea Negoiu, building F7, entrance 1, floor 2, apartment 6, Cluj-Napoca, Cluj County, Romania. Data protection requests are handled by the ARKA administrator at the email address above.
This policy covers arkafit.com, app.arkafit.com, the ArkaFit application and member administration, including at reception. It explains processing and is not a blanket request for consent.
2. Data and sources
- Identity and contact: name, email, phone, account details, date of birth and other profile information completed for the requested service.
- Membership and activity: chosen plan, bookings, attendance, waitlists, credits, freezes, supplied agreements and signatures, messages and support requests.
- Billing and payments: billing address, company details for business invoices, invoices, amounts, payment statuses and processor transaction and customer identifiers. In-app payments are processed through Stripe. ARKA receives the payment status, amount and transaction identifiers; Stripe handles the card form. Factureaza.ro receives the information required to issue the invoice.
- Training: goals, results and, where supplied, weight, height, body metrics or information about limitations and incidents. Information revealing health receives the special protection described below.
- Technical information: IP address, device and browser details, sessions and access or error logs to the extent collected by the services used.
Data comes from you, service usage, authorised staff recording activity and payment or booking providers. If an account is migrated from a previous platform, we provide the source and imported categories as required by GDPR Article 14. Imports from Glofox are limited to data needed for service continuity: member identity and contact details, membership, credits and relevant bookings.
3. Purposes and legal bases
- Accounts, membership administration, bookings, payments and service support: performance of a contract or steps at your request before entering one, GDPR Article 6(1)(b).
- Invoicing, tax records and responses required by law: legal obligation, Article 6(1)(c).
- Security, abuse prevention, complaints and defending rights: legitimate interests in protecting services, members and ARKA’s rights, Article 6(1)(f), following an assessment of necessity and impact on you.
- Newsletters, promotion and identifiable photographs or videos: separate consent, Article 6(1)(a), where this is the required basis. Creating an account does not automatically subscribe you to marketing. Withdraw through unsubscribe facilities or our contact address.
Data strictly necessary for the contract or invoicing is required for the relevant service; without it we may be unable to create your account, confirm a booking or issue an invoice. Optional fields and separate consents must not be presented as general access requirements.
4. Health information and minors
Information revealing health requires both an Article 6 legal basis and an Article 9 condition. For optional information used to personalise training, the basis is separate, documented explicit consent under Article 9(2)(a). Accepting the terms does not replace it. A different legal condition may apply to incidents or legal claims only where its requirements are satisfied. Weight and height are optional and do not determine booking eligibility. Consent may be withdrawn. We do not request diagnoses or medical documents through the application; medical freezes require only the minimum necessary information. Access is limited to staff who need that information.
Accounts created directly in the application are intended for people aged 18 or over. ARKA staff register minor members after verifying parental or legal guardian consent. The participation rule is distinct from the age in GDPR Article 8 for certain online services relying on consent.
5. Who receives data
Access is limited to authorised staff and providers necessary for hosting, maintenance, payments, invoicing, support and error diagnostics. Providers may act as processors or independent controllers, depending on the service and their own obligations. Data may be disclosed to accountants, advisers and authorities where legally necessary. We do not sell or rent personal data.
The providers used for ArkaFit are:
- Acvile Tech SRL — Cloudify.ro: application and database hosting. The provider states that its servers are in Romania and that its optional backup service stores data within the European Union.
- Stripe: payment processing and recurring payment management; receives information necessary to identify the customer, transactions and payment instrument.
- CUBUS ARTS S.R.L. — Factureaza.ro: invoice generation and management; receives identity and billing information and details of invoiced services.
- Expo: update delivery and performance measurement through Expo Observe, including startup and loading times, device model, operating system, application version and technical update identifiers. The services also receive technical information needed for the connection.
Glofox will no longer be used for new bookings and payments after the transition to ArkaFit. Discontinuing use does not confirm deletion of historical records: any export, migration or retention of previous data is handled separately, with notice to affected individuals and compliance with legal obligations.
6. International transfers
If a provider processes or accesses data outside the European Economic Area, the transfer must comply with GDPR Chapter V, for example through an applicable adequacy decision or standard contractual clauses and supplementary measures where needed. Request details and a copy of safeguards at arkafit@react-ui-kit.com, subject to protection of confidential information. Cloudify.ro hosting is in Romania; this does not mean that all processing by payment, monitoring and distribution providers occurs exclusively in the EU.
7. Retention
- Accounts and booking history: throughout use and for no more than 24 months of inactivity, measured from the last use of the account or ARKA services. We send a notice 30 days before deletion.
- Optional weight, height and other body information: until the member removes it or requests account deletion.
- Signed documents: throughout the contractual relationship and for 3 years after it ends; relevant documents are retained as necessary to resolve an ongoing dispute.
- Invoices and tax records: for the period required by applicable law, determined with the accounting team.
- Technical logs: 30 days. Backups: no more than 90 days from creation; erased data is removed from these copies through rotation.
The “Delete account” action in Settings records a request and sends it to administrators for processing. It does not immediately erase the account, invoices or backups and does not automatically cancel recurring payments. You may also request deletion by email at arkafit@react-ui-kit.com.
The administrator designated by ARKA processes the request, with an operational target of 15 calendar days. Before closing the account, the administrator checks recurring memberships and stops future charges. Only records needed for tax obligations or disputes are retained separately. The member receives confirmation and an explanation of retained data. The statutory deadlines and rights described below continue to apply.
8. Cookies, communications and external content
Cookies or local storage strictly necessary for authentication, security and requested functions may be used without consent where permitted by law. Optional analytics or advertising technologies must be activated only following a valid user choice where required. Refusal or withdrawal must be as accessible as acceptance. Booking, payment and security messages are distinct from marketing.
The mobile application stores the authentication token and preferences, including language and reminder settings, using the device’s secure storage. Signing out removes the saved token and cancels WOD reminders scheduled by the application. WOD reminders are local notifications scheduled on your phone with your permission; you can disable them in Settings or in the operating system settings.
The web interface uses sessions and protection against forged requests. Expo Observe sends technical performance metrics; this is separate from an advertising system.
We do not activate behavioural advertising or optional tracking technologies without the required consent mechanism. Promotional and re-engagement messages are sent only to members who separately opted into marketing, with an easy unsubscribe option. Automated promotional campaigns are disabled.
9. Profiling and automated decisions
Bookings are checked automatically against membership eligibility, available credits, account status, class capacity and booking rules. Exhausted credits may prevent a new booking; for an automatically renewing membership, credit exhaustion alone does not cancel renewal. The administrative system includes segmentation based on attendance and account age to identify new, active, inactive or at-risk members and prepare re-engagement actions. Request an explanation, correction of data and human review of a restriction at arkafit@react-ui-kit.com.
10. Your rights
Subject to GDPR conditions, you have rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection. You may object to direct marketing, including related profiling, at any time. For legitimate-interest processing, you may object on grounds relating to your situation. You may withdraw consent without affecting earlier lawful processing. Safeguards concerning solely automated decisions also apply where Article 22 conditions are met.
Send requests to arkafit@react-ui-kit.com. We may request only necessary identity checks. We normally respond within one month; a lawful extension of up to two further months for complex or numerous requests is communicated with reasons within the first month. Requests are generally free, subject to GDPR exceptions.
You may complain to ANSPDCP or the competent authority where you habitually reside, work or where the alleged infringement occurred, and seek a judicial remedy. You do not have to contact us first to exercise these rights.
11. Security and updates
ARKA must implement technical and organisational measures appropriate to the risks, including access control and protection during transmission and storage. No method guarantees absolute security; this does not remove the controller’s legal obligations. Relevant changes to purposes or practices will be communicated through policy updates and, where necessary, direct notice or a new consent request.